Apariencia
Sesiones
Si una plantilla es la definición de una actividad, una sesión es cada vez que esa actividad ocurre en el mundo real: "Clases de pádel del lunes 14 de octubre a las 10:00". Es el nivel donde ocurre todo lo operativo: quién se ha inscrito, quién ha hecho check-in, si la sesión se cancela ese día concreto.
Desde la sesión el staff tiene el control total de lo que pasa el día de la actividad, sin tocar la plantilla ni afectar al resto de sesiones.
INFO
Las sesiones de plantillas recurrentes se generan automáticamente cada noche hasta 56 días hacia adelante (configurable en Configuración > Generación). Las plantillas de ocurrencia única crean su sesión en el momento de guardarse. Nunca necesitas crearlas manualmente.
Ve al módulo correspondiente (por ejemplo, Fitness > Actividades o Padel > Actividades), abre una plantilla y selecciona la sesión que quieres gestionar.
Visibilidad y estado
Cada sesión tiene dos preguntas independientes con respuesta propia:
¿Pueden verla los socios? — La sesión puede estar en borrador (invisible), programada para publicarse automáticamente en una fecha futura, o publicada (visible e inscribible). Esto lo controlas tú, en el momento que decidas.
¿Ha ocurrido ya? — La sesión empieza como programada, y cuando llega el día puedes marcarla como completada (la actividad se realizó) o cancelada (no se va a realizar). Esto refleja la realidad de lo que pasó.
INFO
El motivo de que sean independientes es sencillo: puedes tener una sesión completamente preparada pero no querer abrirla a inscripciones todavía, o puedes cancelar una sesión que ya tenía socios inscritos. Publicar no es lo mismo que realizar, y cancelar no es lo mismo que ocultar.
Publicación
Por defecto, todas las sesiones se crean en Borrador.
- Publicar ahora — La sesión pasa a visible e inscribible de forma inmediata.
- Programar publicación — Introduce una fecha y hora futuras; el sistema la publica automáticamente en ese momento. La fecha programada debe estar entre ahora y la hora de inicio de la sesión.
- Despublicar — Vuelve la sesión a Borrador. Solo es posible si la sesión todavía no ha comenzado.
TIP
Programa la publicación varios días antes del inicio para que los socios tengan margen de inscripción, sin tener que hacerlo manualmente sesión a sesión.
Editar una sesión
Puedes ajustar sesiones concretas sin tocar la plantilla:
- Instructor — Sustituye el instructor de esta sesión puntualmente. El sistema notifica automáticamente a todos los inscritos al guardar el cambio.
- Título — Sobrescribe el nombre de la sesión para esta ocurrencia (por ejemplo, "Clase especial de Navidad").
- Notas — Texto interno visible para el staff en la vista de sesión.
- Hora — Solo editable si no hay inscritos.
- Espacio — Reasigna la sala o pista si la original no está disponible.
Cancelar una sesión
Haz clic en Cancelar sesión e introduce el motivo. La cancelación:
- Cancela todas las inscripciones y plazas activas en cascada.
- Genera reembolsos automáticos si la política tiene Devolver siempre si cancela el club activado.
- Envía notificación automática a todos los socios inscritos.
WARNING
La cancelación es definitiva y no puede deshacerse. Si necesitas reprogramar la sesión, cancela y crea una nueva manualmente.
Completar una sesión
Cuando la sesión ha terminado, haz clic en Completar sesión. Esta acción cierra operacionalmente la sesión (no acepta más check-ins).
INFO
En el módulo de Fitness, completar la sesión abre además la ventana para asignar y publicar la rutina del día si hay un WOD configurado (ver Rutinas).
Lista de inscritos
El panel de inscritos muestra todas las plazas de la sesión con su estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Reservada | El socio está inscrito y no ha hecho check-in |
| Check-in | El socio ha confirmado su asistencia |
| No-show | El socio no se presentó |
| Cancelada | La plaza fue cancelada (por el socio o por el club) |
Desde este panel el staff puede registrar el check-in manualmente, marcar no-shows y gestionar la lista de espera.
Check-in
Abre la sesión y ve a la pestaña Asistencia. Verás la lista de inscritos con su estado y, arriba, cuántos han registrado ya su asistencia sobre el total.
- Busca al socio en la lista.
- Haz clic en Registrar para confirmar su asistencia, o en Ausencia si no se ha presentado.
Ambos botones solo aparecen sobre socios en estado Reservada, y solo si tienes permiso de check-in en la disciplina. Sin ese permiso ves la lista y su estado, pero no puedes modificarla.
WARNING
Registrar la asistencia o marcar una ausencia no se puede deshacer. Comprueba el nombre antes de pulsar.
Marcar no-show
Marca como ausentes a los socios que no se han presentado al finalizar la sesión. Si la política de la plantilla tiene Penalización por no-show activada, se registra una violación automáticamente.
INFO
Los socios que sigan en estado Reservada un rato después de terminar la sesión se marcan como ausentes automáticamente. Si quieres que conste su asistencia, regístrala antes de que pase.
Lista de espera
La lista de espera se activa cuando la sesión está llena y la plantilla tiene la opción habilitada.
Cómo entrar en la lista de espera
Cuando ya no hay plazas disponibles, los socios que intenten inscribirse pasan automáticamente a la lista de espera. El orden de llegada determina la posición.
Modos de gestión cuando se libera una plaza
| Modo | Comportamiento |
|---|---|
| AutoBook | El sistema inscribe automáticamente al primer socio de la lista en cuanto se libera una plaza |
| OfferWithWindow | El sistema envía una oferta al primer socio de la lista; si no acepta en el tiempo configurado (por ejemplo, 30 minutos), la oferta pasa al siguiente |
TIP
Usa OfferWithWindow cuando la actividad tenga socios muy ocupados y quieras que todos tengan la oportunidad de aceptar la plaza antes de que se reasigne.
Gestión manual
Desde el panel de lista de espera de la sesión el staff puede:
- Mover a un socio directamente a inscrito (saltar la lógica automática).
- Reordenar posiciones en la lista.
- Retirar a un socio de la espera.
Configuración
El modo de lista de espera y la ventana de oferta se definen por plantilla. Los valores por defecto se establecen en Configuración de cada módulo.
Capacidad mínima
Si la plantilla tiene capacidad mínima configurada, el sistema evalúa el número de inscritos X horas antes del inicio (configurable en Configuración). Según la acción definida en la plantilla:
- Cancelar automáticamente — La sesión se cancela y los inscritos reciben notificación.
- Avisar al staff — Aparece una alerta en el panel para que el equipo decida.
- Ignorar — La sesión se ejecuta sin intervención.