Gastos recurrentes
Un gasto recurrente es una factura que el club espera cada periodo con un importe parecido: el alquiler, la luz, el agua o el mantenimiento de las máquinas. Lo declaras una vez y, al empezar cada periodo, el sistema prepara solo el borrador de su factura. Tú lo corriges con la factura real del proveedor y lo apruebas. Los gastos recurrentes están en Club > Compras > Gastos recurrentes.
Declarar un gasto recurrente
- Ve a Club > Compras > Gastos recurrentes y haz clic en Nuevo gasto.
- Elige el Proveedor y el Concepto de gasto.
- Escribe la Descripción: es el texto de la línea de cada borrador, por ejemplo «Renta mensual del local».
- En Importe estimado, escribe lo que suele facturar el proveedor y, si quieres, el IVA. Si no eliges IVA, cada borrador toma el del concepto de gasto.
- Revisa la Retención. Al elegir el proveedor se propone su retención por defecto; déjala así, cámbiala o quítala si este gasto no lleva retención.
- Elige la Periodicidad: cada 1, 2, 3, 4, 6 o 12 meses.
- En Inicio del próximo periodo, indica el día en que empieza el primer periodo que quieres que genere factura.
- En Días hasta el vencimiento, indica cuántos días después del inicio del periodo vence su factura.
- Si el gasto es de una vertical o de una ubicación concreta, elígelas en Vertical y Ubicación. Si no, se imputa al club.
- Haz clic en Guardar.
INFO
Un gasto recurrente necesita un IVA. Si no eliges uno y el concepto de gasto tampoco tiene IVA por defecto, el sistema no deja guardarlo, porque no podría preparar sus borradores.
Para declarar y cambiar gastos recurrentes necesitas el permiso Cuentas por Pagar · Gestión. Para consultarlos basta con Cuentas por Pagar · Lectura.
Qué prepara el sistema cada periodo
Cada día, el sistema revisa los gastos activos cuyo próximo periodo ya ha empezado y prepara el borrador de su factura con estos datos:
- el proveedor, la vertical y la ubicación del gasto;
- la Fecha de recepción del borrador es el inicio del periodo, y su Vencimiento, ese día más los días hasta el vencimiento;
- una línea con el concepto, la descripción y el importe estimado, con el IVA y la retención del gasto;
- el periodo que cubre la línea, desde el inicio del periodo hasta el inicio del siguiente.
Después, Inicio del próximo periodo avanza solo con la periodicidad. Un gasto que empieza el día 31 vuelve al 31 después de un mes más corto.
Si el sistema lleva días sin preparar los borradores de un gasto, prepara uno por cada periodo que quedó atrás. Nunca prepara dos borradores del mismo periodo, aunque retrases Inicio del próximo periodo a un periodo que ya tenía el suyo.
WARNING
Si el proveedor o el concepto de gasto están desactivados, o el IVA o la retención del gasto están archivados, el borrador de ese periodo no se prepara. El gasto se queda en ese periodo hasta que lo corrijas, y al corregirlo se preparan todos los borradores pendientes.
Corregir y aprobar el borrador
El borrador aparece en Club > Compras > Facturas de proveedor como cualquier otra factura sin aprobar. Cuando llegue la factura real:
- Abre el borrador y haz clic en Editar.
- Escribe el Número del proveedor y la Fecha de la factura, que son obligatorios para aprobar.
- Ajusta el importe de la línea al de la factura y añade las líneas que traiga de más.
- Guarda y aprueba la factura.
TIP
En la lista de facturas de proveedor puedes mostrar la columna Viene de un gasto recurrente y filtrar por ella para ver solo los borradores que ha preparado el sistema.
El aviso de factura sin aprobar
Si el borrador de un gasto recurrente sigue sin aprobar cuando han pasado unos días desde su vencimiento, el sistema avisa al personal con el aviso Factura de proveedor sin aprobar. Avisa una sola vez por factura.
- Cuántos días espera: se configura en Club > Configuración > Configuración de facturación, en Plazo de aprobación de un gasto recurrente. Empieza en 7 días.
- A quién le llega: a los destinatarios que el club elija para ese aviso en Plataforma > Destinatarios de avisos. Si no hay ninguno elegido, llega a los administradores de la plataforma.
El aviso solo vale para los borradores de gastos recurrentes. Una factura que registras a mano no avisa si se queda sin aprobar.
Desactivar un gasto
Cuando un gasto deja de llegar, desactívalo desde su fila con Desactivar. Deja de preparar borradores, conserva los que ya preparó y puedes volver a activarlo cuando quieras.