Facturas de proveedor
Las facturas de proveedor son lo que el club paga: el alquiler, la luz, los servicios de un profesional, el material de oficina o la mercancía que compra para vender o consumir. Se registran como borrador, alguien con permiso las aprueba y, a partir de ahí, se pagan. Las encontrarás en Club > Compras > Facturas de proveedor.
Una factura de gastos se registra a mano. Una factura de mercancía no: se prepara a partir de las recepciones de lo que llegó al almacén, como se explica en Facturas de las recepciones.
Registrar una factura
- Ve a Club > Compras > Facturas de proveedor y haz clic en Nueva factura.
- En Proveedor, elige quién emite la factura y su Clase de documento: factura completa, factura simplificada o ticket.
- En Documento, escribe el Número del proveedor y la Fecha de la factura tal como aparecen en ella, la Fecha de recepción y el Vencimiento. Si el gasto es de una vertical concreta, elígela en Vertical; si no, se imputa al club.
- En Líneas, añade una línea por cada concepto de la factura: el Concepto de gasto, la descripción, la cantidad y el precio.
- Haz clic en Guardar borrador.
El panel de la derecha enseña una vista previa de los totales mientras escribes. Los importes definitivos los calcula el sistema al guardar.
INFO
Un borrador no crea ninguna deuda: se puede editar o descartar tantas veces como haga falta. La deuda nace al aprobarlo.
Lo que cada línea toma por defecto
- IVA: si no eliges uno, se usa el del concepto de gasto.
- Retención: al elegir el proveedor, las líneas toman su retención de IRPF por defecto. Puedes quitarla o cambiarla en cada línea, por ejemplo si un autónomo te vende también material.
- IVA deducible: si lo dejas vacío, se usa el del concepto de gasto o, si el concepto no fija uno, la prorrata del club.
Suplidos
Un suplido es un gasto que el proveedor pagó en nombre del club y te repercute tal cual, como una tasa federativa que adelanta un fisioterapeuta. En la línea, cambia la Naturaleza a Suplido: no lleva IVA ni retención y se suma aparte al total.
Por ejemplo, un fisioterapeuta autónomo que factura 100 € de honorarios al 21 % de IVA, con una retención del 15 % y 20 € de tasa adelantada, da un total a pagar de 100 + 21 + 20 − 15 = 126 €.
Tickets
Un ticket es una factura simplificada que no identifica al club. Su IVA nunca es deducible, así que sus líneas no piden ese dato. Tampoco hace falta el número del proveedor para aprobarlo.
Facturas de las recepciones
Cuando el proveedor factura mercancía, la factura nace de sus recepciones: en Club > Compras > Recepciones, selecciona una o varias recepciones del mismo proveedor y usa Facturar (ver Pedidos y recepciones). Se crea un borrador con una línea de mercancía por cada línea recibida, con la cantidad que llegó al almacén y el coste de la recepción.
Antes de aprobarlo, ajusta el borrador a la factura real del proveedor:
- Precio e IVA: cambia el precio y el IVA de cada línea de mercancía si la factura trae otros distintos de los de la recepción.
- Otros cargos: añade líneas de concepto de gasto para lo que no es mercancía, como el transporte.
- Mercancía que no viene en esta factura: quita su línea. Su cantidad vuelve a la recepción y queda pendiente de facturar en otra factura.
Después se aprueba y se paga como cualquier otra factura.
WARNING
La cantidad de una línea de mercancía es la que llegó al almacén y no se puede cambiar. Tampoco se pueden añadir líneas de mercancía a mano: una factura con mercancía solo se crea desde sus recepciones.
Si descartas el borrador o cancelas la factura ya aprobada, la mercancía vuelve a sus recepciones y queda otra vez pendiente de facturar.
Aprobar una factura
Abre la factura y haz clic en Aprobar. Necesitas el permiso de aprobar facturas de proveedor.
Al aprobarla, la factura toma su número de registro de la serie de facturas recibidas (por ejemplo, P-2026-000012) y nace su vencimiento de pago. Desde ese momento ya no se puede editar. Para aprobarla tiene que tener al menos una línea, el vencimiento, la fecha de la factura y, salvo en un ticket, el número del proveedor.
TIP
Desde la lista puedes aprobar varias facturas a la vez: selecciónalas y usa la acción masiva Aprobar.
El código y el número de arranque de la serie se configuran como los de las demás series, en Club > Configuración > Series de facturación.
Registrar un pago
Solo se paga lo que está aprobado. En la factura, haz clic en Registrar pago, revisa el importe (por defecto, lo que queda por pagar), elige la forma de pago y, si quieres, la referencia bancaria. Puedes pagar una factura en varias veces: la pestaña Vencimiento y pagos muestra cada pago y lo que queda pendiente.
Cancelar o descartar
- Descartar borrador: un borrador que no se va a usar se descarta. Como aún no tiene número, no deja ningún hueco en el registro.
- Cancelar factura: una factura aprobada se cancela indicando el motivo, siempre que no tenga pagos. Conserva su número de registro y deja de estar pendiente de pago.
En los dos casos, si la factura tenía líneas de mercancía, lo recibido vuelve a sus recepciones para facturarse de nuevo.
WARNING
Una factura con pagos no se puede cancelar.
Conceptos de gasto
Los conceptos de gasto clasifican en qué gasta el club cuando no compra mercancía: alquiler, suministros, servicios profesionales, seguros… Se gestionan en Club > Compras > Conceptos de gasto. Cada concepto propone el IVA y la parte deducible de las líneas que lo usan. Un concepto desactivado deja de ofrecerse en las facturas nuevas, pero las que ya lo usan lo conservan.