Pedidos y recepciones
Cuando el club compra mercancía, como productos para la tienda, consumibles para la clínica o pelotas para el pádel, el camino tiene tres pasos: se hace un pedido al proveedor, el almacén registra la recepción de lo que llega y, con las recepciones, se prepara la factura del proveedor. Todo vive en Club > Compras y funciona igual para todas las verticales.
Pedidos
Crear un pedido
- Ve a Club > Compras > Pedidos y crea un pedido nuevo.
- Elige el proveedor, la vertical que compra y el almacén de esa vertical al que llegará la mercancía.
- Indica la fecha del pedido y, si quieres, unas notas.
- Añade una línea por artículo: el artículo y su variante, la cantidad, el precio unitario sin IVA y el IVA.
- Guarda el pedido.
El pedido nace Abierto, sin ningún paso de aprobación, y toma su código de la serie Órdenes de compra, que se configura en Plataforma > Preferencias > Códigos de referencia (por ejemplo, PO-2026-000045).
Puedes editar el pedido mientras no se haya recibido nada de él. Con la primera recepción queda fijo.
INFO
Solo se compran por pedido los artículos activos que llevan control de stock. Los artículos con número de serie no pasan por aquí: cada unidad se registra desde la ficha del artículo, en Inventario, con Registrar serie.
Estados del pedido
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Abierto | El club espera la mercancía y se puede recibir contra él. |
| Completado | Ha llegado todo lo pedido. El pedido pasa solo a este estado con la recepción que lo completa. |
| Cerrado | El club deja de esperar lo que falta. Solo se cierra un pedido del que ya ha llegado algo. |
| Cancelado | El pedido se anula. Solo se cancela un pedido del que no ha llegado nada. |
Si el proveedor no va a servir el resto de un pedido, ciérralo. Si no va a servir nada, cancélalo: desde la lista puedes cancelar varios a la vez.
Recibir mercancía
Club > Compras > Recepción de mercancía es la pantalla del almacén. La usa quien tiene el permiso Compras · Recepción, como el rol Almacén, y en ella no aparece ningún precio.
- Elige el pedido abierto al que corresponde la entrega.
- Escribe el número del albarán del proveedor y su fecha.
- Indica la cantidad que ha llegado de cada línea. Nunca puede superar lo que queda pendiente.
- Si el artículo se controla por lote, escribe el número de lote y la fecha de caducidad. La fecha de fabricación es opcional. Si ese lote ya está en el almacén, la entrada se suma a él.
- Guarda la recepción.
Al guardar ves la recepción con el estado de cada línea en el almacén. Si falta algo por llegar, el pedido sigue abierto y registras otra recepción cuando llegue el resto.
Recepciones
Todas las recepciones quedan en Club > Compras > Recepciones. Una recepción está Recibida mientras le queda algo por facturar, y pasa a Facturada cuando todo lo recibido está en una factura.
Cada línea de una recepción ordena al almacén que ponga el stock en la estantería, y muestra en qué punto está esa orden:
| Estado de la línea | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | El almacén todavía no ha respondido. Suele durar un instante. |
| Registrada | El stock ha entrado en el almacén: se actualizan la cantidad, el lote y el coste medio del artículo en Inventario. |
| Rechazada | El almacén no ha podido dar entrada al stock, y la línea muestra el motivo. |
Líneas rechazadas
El almacén rechaza una línea cuando no puede dar entrada al stock: por ejemplo, porque el almacén está inactivo, porque falta el lote de un artículo que se controla por lote, porque ese lote ya está en el almacén con otra fecha de caducidad o porque el artículo ya no se puede comprar.
Una línea rechazada no se corrige: se descarta con Descartar, y su cantidad vuelve al pedido. Resuelve la causa y recibe esa cantidad en otra recepción. Descartar una línea requiere el permiso Compras · Gestión.
Recepción sin pedido
La mercancía que se compró sin pedido entra por Club > Compras > Recepciones > Nueva. Eliges el proveedor, la vertical, el almacén y el albarán, y en cada línea el artículo, la cantidad, el coste unitario y el IVA, con su lote si lo necesita. Como aquí se escribe el coste, solo la registra quien tiene Compras · Gestión.
TIP
Una recepción de compra es la única forma de dar entrada en el almacén a stock con coste. Una carga inicial o un recuento se registran en Inventario como un Ajuste.
Facturar las recepciones
La factura de una compra de mercancía se prepara a partir de lo que llegó, no se escribe a mano:
- En Club > Compras > Recepciones, selecciona una o varias recepciones del mismo proveedor.
- Usa la acción Facturar. Se crea un borrador de factura de proveedor con una línea por cada línea recibida, con la cantidad que llegó y el coste de la recepción.
- Ajusta el borrador a la factura real del proveedor y apruébalo como cualquier otra factura.
Qué puedes cambiar en ese borrador, y qué pasa con las recepciones si se descarta o se cancela, se explica en Facturas de proveedor. Para facturar necesitas el permiso Cuentas por Pagar · Gestión.